Le contrôle de gestion répond à une question que la comptabilité ne pose pas : où l'entreprise gagne-t-elle de l'argent, et où en perd-elle ? Pour une PME, cela se traduit par quatre outils : les marges par activité, les coûts de revient, le budget avec le suivi des écarts, et une poignée d'indicateurs suivis chaque mois. Une mission externalisée les met en place en deux à quatre mois. Le pilotage mensuel les fait vivre ensuite.
Le contrôle de gestion dans une PME, concrètement
Dans un grand groupe, le contrôle de gestion est un service. Dans une PME de 1 à 20 millions d'euros de chiffre d'affaires, c'est une méthode et quelques fichiers bien construits.
Les marges par activité
Une entreprise de 3 millions d'euros avec trois activités (négoce, installation, maintenance) affiche 8 % de résultat global. En ventilant les charges, on découvre souvent que la maintenance fait 25 % de marge, le négoce 10 %, et que l'installation perd de l'argent une fois les heures réelles comptées. Sans cette ventilation, le dirigeant développe l'activité qu'il préfère, pas celle qui rapporte.
Les coûts de revient
Le coût de revient d'un produit, d'un chantier ou d'une prestation additionne les matières, la main-d'œuvre au coût réel (salaire chargé et temps improductif compris), la sous-traitance et une part des frais fixes. Il sert à fixer les prix, à répondre à un appel d'offres et à savoir quelle commande refuser. Dans l'industrie et le bâtiment, un écart de 5 % sur le coût de revient fait la différence entre un exercice bénéficiaire et un exercice à perte.
Le budget et le suivi des écarts
Le budget n'est pas une prévision pour la banque. C'est un engagement par poste et par mois, que l'on compare au réalisé. Un écart de 15 000 € sur les achats de mars se comprend en avril, pas au bilan. Le suivi des écarts est ce qui transforme la comptabilité en outil de décision.
Les indicateurs
Cinq à dix indicateurs suffisent : chiffre d'affaires par activité, taux de marge, carnet de commandes, heures productives, délai de règlement des clients, trésorerie, effectif. Ils tiennent sur une page, lue en dix minutes au début de chaque mois.
Contrôle de gestion, comptabilité, DAF : qui fait quoi
La comptabilité enregistre les opérations et produit des comptes conformes. Elle classe par nature de charge (achats, salaires, loyers), pas par activité. C'est le travail du cabinet d'expertise comptable.
Le contrôle de gestion réorganise ces mêmes chiffres par activité, produit ou client, les compare à un budget et en tire des explications. Il travaille avec la comptabilité, pas à sa place.
Le DAF utilise le contrôle de gestion pour décider et financer : prévisionnel de trésorerie, relations bancaires, investissements, prix. Dans une PME, le DAF externalisé porte en général les deux casquettes. Le contrôle de gestion est l'une de ses missions, pas un poste séparé.
À quoi ressemble une mission ponctuelle
Une mission de mise en place dure en général de deux à quatre mois, à raison d'une à deux journées par semaine au début, puis moins. Elle suit un parcours connu.
- Cadrage (une à deux semaines) : comprendre les activités, les flux, les outils en place, ce que le dirigeant veut savoir et ne sait pas aujourd'hui.
- Collecte et nettoyage : exporter la comptabilité, les ventes, les temps, les achats ; définir les axes d'analyse (activité, produit, client, chantier).
- Construction du modèle de marge et des coûts de revient, validé avec le dirigeant et le cabinet comptable sur un exercice passé, pour vérifier qu'il colle aux comptes.
- Budget de l'exercice en cours ou à venir, poste par poste, mois par mois.
- Tableau de bord mensuel et procédures : qui saisit quoi, quand, et comment les chiffres remontent.
- Deux ou trois clôtures mensuelles accompagnées, pour que l'équipe soit autonome.
Les livrables sont écrits dans le devis : un modèle de marge par activité, un fichier de coûts de revient, un budget, un tableau de bord et un classeur de procédures. La durée et le nombre de journées sont fixés à l'avance.
Le relais en pilotage mensuel
Un outil de contrôle de gestion qui n'est pas alimenté meurt en trois mois. Après la mission, deux options : l'équipe interne prend le relais, avec un point trimestriel, ou le DAF externalisé assure le pilotage mensuel. Dans ce second cas, chaque mois, le cabinet partenaire clôture, le DAF met à jour les marges, les écarts et la trésorerie, puis anime un point de pilotage d'une heure avec le dirigeant. C'est le format du forfait Pilotage d'AZD Conseil, avec une journée de DAF par mois.
Trois exemples par secteur
Un négoce et installation de 4 millions d'euros. Le modèle de marge a montré que les chantiers de moins de 5 000 € consommaient 40 % des heures de pose pour 15 % de la marge. Décision : un prix plancher et un forfait déplacement. La marge sur installation est passée de 2 % à 9 % en un an.
Une agence de services de 1,2 million d'euros. Le suivi des temps par client a révélé trois contrats facturés au forfait avec un taux horaire réel inférieur au coût chargé. Deux ont été renégociés, le troisième arrêté.
Une petite industrie de 6 millions d'euros. Le coût de revient par référence utilisait un taux horaire machine vieux de cinq ans. Mis à jour, il a conduit à une hausse de prix ciblée de 4 % sur un tiers du catalogue, sans perte de volume.
Ces résultats ne sont pas garantis : ils dépendent des décisions prises ensuite par le dirigeant. Mais sans chiffres, ces décisions ne sont jamais prises.
Combien coûte une mission de contrôle de gestion externalisée
Le coût se calcule en journées de DAF. Une mission de mise en place pour une PME de 2 à 10 millions d'euros représente en général de 10 à 20 journées sur deux à quatre mois, avec un devis établi au cas par cas qui précise les livrables, la durée et les honoraires. À comparer avec un contrôleur de gestion salarié, rarement justifié à temps plein en dessous de 20 millions d'euros de chiffre d'affaires, et avec le coût d'une activité déficitaire que personne n'a mesurée.
Par où commencer
Le point de départ est un diagnostic gratuit de 45 minutes avec un DAF : quelles activités, quels chiffres existent déjà, quelles questions restent sans réponse. Il permet de dire si une mission ponctuelle est nécessaire, ou si un pilotage mensuel suffit. C'est ainsi qu'AZD Conseil démarre chaque mission de contrôle de gestion auprès des TPE et PME d'Île-de-France.
Pour aller plus loin
- Coût de revient en industrie : la marge par produit
- Marge par chantier : la méthode pour le bâtiment
- Tableau de bord dirigeant : les 8 indicateurs à suivre
- Honoraires : la mission de contrôle de gestion sur devis
Des chiffres frais chaque mois, pas ceux de l'an dernier
Clôture à J+10, tableau de bord et point de pilotage mensuel avec votre DAF. Un diagnostic de 45 minutes, gratuit et sans engagement, avec un DAF d'AZD Conseil. Vous repartez avec un avis clair, que vous travailliez ensuite avec nous ou non.